Änderungen der Anforderungen an elektronische Rechnungen

Aktuelle Rechtslage: Derzeit ist die Übermittlung von Rechnungen per E-Mail nur dann erlaubt, wenn die Übermittlung mittels fortgeschrittener Signatur iSd Signaturgesetzes oder mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI) erfolgt. Alternativ kann der Unternehmer die Rechnung mittels Rechnung auf Papier bzw. mittels Fax übermitteln. Dies führt in der Praxis zu sehr hohen Kosten und verursacht hohen Verwaltungsaufwand. Die elektronische Rechnung wurde, aufgrund der hohen technischen Anforderungen, in der Praxis von sehr wenigen Unternehmern angenommen.

Was ist neu? Unternehmer dürfen ab 2013 aufgrund einer RL-Vorgabe (Entwurf UStRL-Wartungserlass 2012) die Rechnung per E-Mail (wenn der Empfänger der Rechnung zustimmt) oder als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei übermitteln. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass der Unternehmer innerbetrieblich nachweislich zu überprüfen hat, ob der Zahlungsanspruch zu Recht besteht. Dies kann z. B. durch Vergleich des Lieferscheins mit der Rechnung bzw. Bestellung erfolgen. Die anderen Übermittlungswege – Papier, mittels Signatur iSd Signaturgesetzes oder mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI) – sind weiterhin möglich.

Inkrafttreten: 1. Jänner 2013

AbgÄG 2012