Ende letzten Jahres wurde von der Finanzverwaltung die Kassenrichtlinie 2012 veröffentlicht. Sie regelt, welche Voraussetzungen Registrierkassen erfüllen müssen, um von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß für die Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen eingestuft zu werden. Spätestens mit Ende 2012 müssen im Unternehmen eingesetzte Registrierkassen diesen Voraussetzungen entsprechen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Registrierkasse in Verwendung haben, kontaktieren Sie Ihren Kassahersteller oder Kassahändler und informieren Sie sich, ob Ihr eingesetztes Kassensystem den Ansprüchen der Kassenrichtlinie 2012 erfüllt.
Die Kassenrichtlinie 2012 unterscheidet dabei folgende Kassatypen:
Kasse Typ 1 – mechanisch/nummerisch druckende Registrierkassen
Ältere Registrierkassen ohne Elektronik/Datenträger/Speicher, die laufend einen Journalstreifen anfertigen.
Kasse Typ 2 – einfache, konventionelle, elektronische Registrierkassen
Einfache, kostengünstige, elektronische Registrierkassen mit meist fixer Programmierung. Bondruck: Alle Daten werden gleichzeitig mit der Geschäftsabwicklung auf einen Beleg gedruckt. Sie werden abgerissen und dem Kunden übergeben. Journaldruck: Die Daten werden auf einer zweiten Bonrolle mitgedruckt (ohne Abriss). Dieser Ausdruck sollte bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (sieben Jahre) aufbewahrt werden.
Typ 2a – mit Bondruck und Journaldruck (zwei Rollen) ohne Schnittstelle zum Datenexport
Typ 2b – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen ohne Schnittstelle für den Datenexport
Typ 2c – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den Datenexport auf einen externen Datenträger über einen PC unter Anwendung einer speziellen Übertragungssoftware
Typ 2d – mit Bondruck (eine Rolle) und elektronischem Journal unter begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den unmittelbaren Datenexport auf einen externen Datenträger
Kasse Typ 3 – Kassensysteme bzw. PC-Kassen
Kassensysteme, die meistens über ein eigenes (kein handelsübliches wie z.B. Windows) Betriebssystem verfügen. Das sind so genannte „proprietäre Kassensysteme“. Die Datenspeicherung ist viel umfangreicher als beim Typ 2.
Der Weg zur Kassenrichtlinie 2012 (Hintergrundinformation)
Schon seit Jahren ist es das Bestreben der Finanzverwaltung die Aufzeichnung von Bareinnahmen stärker zur reglementieren. Ab 2007 wurde durch eine Änderung der Bundesabgabenordnung (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO) normiert, dass alle Bareinnahmen einzeln festzuhalten sind. Mit der Barbewegungsverordnung wurde eine Umsatzgrenze von 150.000 Euro für eine vereinfachte Losungsermittlung (vulgo „Kassasturz“) eingeführt. In einem Durchführungserlass zur Barbewegungsverordnung wurde des weiteren sehr detailreich ausgeführt, welche Abrechnungsformen (Stichwort Stricherliste, Stock- doer Standverrechnung) nicht mehr den Ansprüchen einer Einzelaufzeichnung entsprechen. Diese Maßnahmen bewegten viele Unternehmen dazu, ab 2007 ihre Bareinnahmen mittels Registrierkasse aufzuzeichnen. In diesem Sinne ist die Kassenrichtlinie 2012 nur eine logische Fortsetzung des im Jahr 2007 begonnenen Weges.