Ab 1.1.2014 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr. Ab dann müssen alle Rechnungen elektronisch eingereicht werden.

Betroffen sind Rechnungen an alle Bundesdienststellen wie Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungs- und Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Den Link zur Liste der Bundesdienststellen finden Sie hier.

Neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteilen muss die E-Rechnung an den Bund noch folgende Informationen enthalten:

• Lieferantennummer des Bundes (steht auf der Beauftragung)
• Auftragsreferenz (steht ebenfalls auf der Beauftragung)
• Positionsnummer(n), sofern sie bei der Beauftragung angegeben wurde(n)
• Bankverbindung (IBAN und BIC)
• Zahlungsbedingungen
• Email-Adresse des Vertragspartners

Die Rechnungen können Sie nur über das Unternehmensserviceportal (USP) mittels Einzelformular, manuellem Upload oder automatischem Webservice schicken. Für KMU wird der manuelle Upload meist die sinnvollste Methode sein. Hier kann die Rechnung wie gehabt im Fakturierungsprogramm, Word oder Excel (Plugin ab Office 2007) erstellt werden. Sie muss dann im ebInterface-Format abgespeichert und über das USP geschickt werden.

Detaillierte Informationen finden Sie im Leitfaden des Finanzministeriums.