Monatlich:
Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen, dieser soll der letzte Beleg des Monats sein. Im Regelfall wird Ihr Kassensystem dafür eine eigene Funktion (Monatsabschluss) anbieten. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie auch einen normalen Beleg mit Betrag 0, bei dem – wenn möglich – in der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“ steht, erzeugen. In Monaten in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.

Vierteljährlich:
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahren Sie die Sicherung an einem geeigneten Ort mindestens sieben Jahre auf.

Am Ende des Jahres:
Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen, dafür brauchen Sie wieder Ihren FinanzOnline Authentifizierungscode und ein mit dem Internet verbundenes Smartphone/Tablet. Drucken Sie den Jahresbeleg (= Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) Ihrer Registrierkasse und gehen Sie genauso vor wie bei der Prüfung des Startbeleges.